E-Rechnung 2027: Jetzt die Rechnungsprozesse vorbereiten

Die nächste Stufe der E-Rechnung steht unmittelbar bevor. Unternehmen sollten die verbleibenden Monate des Jahres 2026 nutzen, um ihre Prozesse für Ausgangsrechnungen und insbesondere für Eingangsrechnungen zu überprüfen und anzupassen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Bislang bestehen jedoch noch weitreichende Übergangsregelungen für die Ausstellung von Rechnungen. Dies ändert sich für einen Teil der Unternehmen bereits zum 1. Januar 2027.

Was ändert sich ab 2027?

Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt, müssen ab dem 1. Januar 2027 bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen ausstellen.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 entfällt diese Übergangsregelung grundsätzlich auch für sie.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne dieser Vorschriften. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die elektronisch verarbeitet werden können. Gängige Formate sind insbesondere XRechnung und bestimmte ZUGFeRD-Formate.

Nicht nur der Rechnungsausgang ist betroffen

Bei der Umstellung wird häufig zunächst daran gedacht, wie künftig eigene Rechnungen erstellt und versendet werden.

Mindestens ebenso wichtig ist jedoch der Rechnungseingang.

Ihr Unternehmen muss künftig einen verlässlichen Prozess dafür haben,

1. E-Rechnungen zentral zu empfangen,
2. die eingehenden Dateien technisch verarbeiten zu können,
3. die Rechnungsangaben sachlich und steuerlich zu prüfen,
4. fehlerhafte Rechnungen zu erkennen und gegebenenfalls eine Korrektur anzufordern,
5. die Rechnung ordnungsgemäß freizugeben,
6. die Originaldaten ordnungsgemäß aufzubewahren und
7. die Daten möglichst ohne Medienbruch in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen.

Ein E-Mail-Postfach erfüllt zwar grundsätzlich die gesetzliche Mindestanforderung an die Empfangsmöglichkeit. Für einen funktionierenden betrieblichen Rechnungsprozess reicht dies regelmäßig nicht aus.

Warum der Rechnungseingang für den Vorsteuerabzug besonders wichtig ist

Für den Vorsteuerabzug benötigen Unternehmen weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung.

Mit zunehmender Verpflichtung zur E-Rechnung kommt eine weitere Prüfungsebene hinzu: Es muss auch geklärt werden, ob der Lieferant in dem konkreten Fall eine E-Rechnung ausstellen musste und ob die erhaltene Datei die Anforderungen an eine E-Rechnung tatsächlich erfüllt.

Ein Beispiel:

Ein Lieferant, der ab 2027 zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, übersendet weiterhin lediglich eine einfache PDF-Rechnung.

Diese Rechnung sollte künftig nicht kommentarlos wie bisher verarbeitet werden. Es ist zu prüfen, ob die verwendete Rechnungsform zulässig ist oder eine ordnungsgemäße E-Rechnung angefordert werden muss.

Eine fehlerhafte Rechnungsform bedeutet zwar nicht in jedem Fall automatisch, dass der Vorsteuerabzug endgültig verloren geht. Sie kann den Vorsteuerabzug jedoch unnötig gefährden, verzögern oder im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung zu erhöhtem Nachweisaufwand führen. Deshalb sollte der Prozess so eingerichtet sein, dass entsprechende Fälle frühzeitig erkannt und bereinigt werden. Die Finanzverwaltung sieht bei einer entgegen der gesetzlichen Verpflichtung ausgestellten sonstigen Rechnung grundsätzlich die Möglichkeit einer Berichtigung durch nachträgliche Ausstellung einer E-Rechnung vor.

Die technische Prüfung allein genügt nicht

Eine E-Rechnung kann automatisiert darauf geprüft werden, ob sie technisch dem vorgesehenen Format entspricht. Eine solche Validierung ist sinnvoll und sollte Bestandteil des Prozesses sein.

Sie ersetzt jedoch nicht die Prüfung der Rechnung selbst.

Weiterhin zu prüfen sind beispielsweise:

• Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungszeitpunkt
• Art und Umfang der Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens
• Steuerbefreiungen
• sonstige umsatzsteuerliche Pflichtangaben

Die Finanzverwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass eine technische Validierung die inhaltliche Prüfung einer Rechnung nicht ersetzt.

Hinzu kommt die sachliche Rechnungsprüfung im Unternehmen. Wurde die Ware tatsächlich geliefert? Wurde die Leistung erbracht? Stimmen Menge und Preis mit Bestellung oder Vertrag überein? Ist die Rechnung intern freigegeben?

Ein funktionierender Prozess muss deshalb technische, steuerliche und sachliche Prüfung miteinander verbinden.

Auch die Aufbewahrung muss angepasst werden

Bei einer E-Rechnung ist nicht nur eine für den Menschen lesbare Darstellung entscheidend.

Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss grundsätzlich in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Es genügt daher beispielsweise nicht, eine erhaltene XRechnung lediglich in eine PDF-Datei umzuwandeln und anschließend nur diese PDF-Datei zu archivieren.

Auch dieser Punkt sollte mit dem eingesetzten Dokumentenmanagementsystem oder ERP-System abgestimmt werden.

Wer ist für welche Aufgabe zuständig?

Die Umsetzung der E-Rechnung ist keine rein steuerliche Aufgabe. Sie betrifft gleichermaßen die Unternehmensprozesse, die eingesetzte Software und die Finanzbuchhaltung.

Sie nutzen ein eigenes ERP, Warenwirtschafts oder Fakturierungssystem?

Dann sollte jetzt der Softwareanbieter eingebunden werden.

Mit dem Anbieter sollte insbesondere geklärt werden:

• Kann das System gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen?
• Welche Formate und Versionen werden unterstützt?
• Können eingehende E-Rechnungen verarbeitet und für Mitarbeiter lesbar dargestellt werden?
• Erfolgt eine technische Validierung?
• Wie werden fehlerhafte Dateien behandelt?
• Kann ein digitaler Prüfungs und Freigabeprozess eingerichtet werden?
• Werden die strukturierten Originaldaten ordnungsgemäß archiviert?
• Besteht eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung beziehungsweise zu DATEV?

Die technische Implementierung innerhalb Ihres ERP-Systems ist Aufgabe Ihres Software beziehungsweise ERP-Anbieters.

Wir empfehlen dringend, diese Fragen noch im Herbst 2026 mit Ihrem Anbieter zu klären und nicht erst kurz vor dem Jahreswechsel.

Sie arbeiten bereits mit DATEV?

Für Unternehmen, die DATEV-Lösungen für Rechnungsschreibung, Belegverwaltung oder Finanzbuchhaltung nutzen, bestehen bereits umfangreiche Möglichkeiten zur Verarbeitung von E-Rechnungen.

Wir unterstützen Sie dabei, zu prüfen,

• welche DATEV-Lösung bei Ihnen eingesetzt wird,
• wie E-Rechnungen künftig empfangen und verarbeitet werden,
• wie der Freigabeprozess organisiert werden kann,
• wie die Belege zur Finanzbuchhaltung gelangen und
• an welchen Stellen Ihr bisheriger Prozess angepasst werden sollte.

Wobei können wir als Steuerkanzlei unterstützen?

Wir werden nicht die technische Einrichtung eines fremden ERP-Systems übernehmen. Diese Aufgabe liegt beim jeweiligen Softwareanbieter.

Unsere Aufgabe sehen wir insbesondere darin, gemeinsam mit Ihnen zu prüfen, ob der eingerichtete Prozess den steuerlichen Anforderungen entspricht und eine ordnungsgemäße Verarbeitung der Rechnungen ermöglicht.

Hierzu gehören beispielsweise:

Rechnungsausgang

Prüfung, welche Umsätze von der E-Rechnungspflicht betroffen sind, ab welchem Zeitpunkt Ihr Unternehmen zur Ausstellung verpflichtet ist und welche steuerlichen Anforderungen Ihre Ausgangsrechnungen erfüllen müssen.

Rechnungseingang

Unterstützung bei der Festlegung eines geeigneten Prüfungsprozesses, insbesondere hinsichtlich der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung und des Vorsteuerabzugs.

DATEV und Finanzbuchhaltung

Abstimmung, wie Rechnungen möglichst digital und ohne unnötige Medienbrüche vom Rechnungseingang bis in die Finanzbuchhaltung gelangen.

Schnittstelle zum ERP-Anbieter

Auf Wunsch können wir gemeinsam mit Ihnen die steuerlichen Anforderungen definieren, die anschließend von Ihrem ERP beziehungsweise Softwareanbieter technisch umgesetzt werden müssen.

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie die verbleibenden Monate 2026

Bis zum 1. Januar 2027 verbleiben nur noch wenige Monate. Unternehmen, die von der nächsten Stufe der E-Rechnungspflicht betroffen sind, sollten daher jetzt mit der Umsetzung beginnen.

Dabei sollte nicht nur die Frage gestellt werden:

„Kann unser System E-Rechnungen schreiben?“

Mindestens genauso wichtig ist die Frage:

„Was passiert bei uns eigentlich mit einer E-Rechnung, wenn sie eingeht?“

Wer nimmt sie entgegen? Wer prüft sie? Wie wird sie freigegeben? Wie werden Fehler erkannt? Wie wird sie archiviert? Und wie gelangen die Daten anschließend in die Finanzbuchhaltung?

Ein sauber definierter Prozess schützt nicht nur vor unnötigem manuellen Aufwand. Er ist insbesondere wichtig, damit Rechnungen ordnungsgemäß verarbeitet werden und der Vorsteuerabzug nicht durch vermeidbare formelle oder organisatorische Fehler gefährdet wird.

Sprechen Sie uns gerne an.

Wir unterstützen Sie bei der steuerlichen Prüfung Ihrer bestehenden Prozesse und bei der Abstimmung der notwendigen Schritte für die Umstellung auf die E-Rechnung.

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Rechtsstand: September 2026

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