Digitale Bewirtungsbelege

Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind steuerlich nur eingeschränkt abziehbar (in der Regel zu 70 % als Betriebsausgaben). Voraussetzung für den Abzug sind formell ordnungsgemäße Bewirtungsbelege. 

Erforderlich ist ein schriftlicher Nachweis über: 

• Ort und Tag der Bewirtung, 

• Teilnehmer, 

• Anlass der Bewirtung, 

• Höhe der Aufwendungen. 

Bei Bewirtungen in einem Gastronomiebetrieb muss zusätzlich eine ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung beigefügt werden, die die umsatzsteuerlichen Mindestangaben erfüllt. 

• Name/Anschrift der Gaststätte 

• Ausstellungsdatum 

• Art und Umfang der Leistungen 

• Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) 

• Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Bruttobetrag, Nettobetrag und Steuersätzen 

Bei Beträgen über 250 EUR muss die Rechnung zusätzlich folgende Angaben enthalten: 

• Steuernummer/USt-IdNr. 

• Rechnungsnummer 

• Name des Bewirtenden 

2. Digitale, elektronische und digitalisierte Bewirtungsbelege 

Die Finanzverwaltung erkennt ausdrücklich an, dass Bewirtungsrechnungen und Eigenbelege in digitaler Form geführt werden können: 

• Die Bewirtungsrechnung kann dem Steuerpflichtigen direkt digital übermittelt werden (z.B. als E-Rechnung nach § 14 UStG oder als sonstige elektronische Rechnung). 

• Eine in Papierform erteilte Bewirtungsrechnung kann vom Steuerpflichtigen eingescannt bzw. fotografiert und damit digitalisiert werden. 

• Eigenbelege (Angaben zu Anlass und Teilnehmern) können unmittelbar digital erstellt werden oder von einer Papierfassung digitalisiert werden. 

Wesentliche Anforderungen dabei sind: 

• Die Angaben im digitalen/digitalisierten Eigenbeleg dürfen nachträglich nicht undokumentiert verändert werden können. 

• Die Autorisierung muss durch elektronische Unterschrift oder elektronische Genehmigung des Steuerpflichtigen erfolgen. 

• Die Erstellung bzw. Ergänzung des Eigenbelegs muss zeitnah erfolgen; der Zeitpunkt der Erstellung und der elektronischen Genehmigung ist elektronisch zu protokollieren. 

3. Verbindung von Rechnung und Eigenbeleg 

Zentraler Punkt der aktuellen Verwaltungsauffassung ist die Verbindung von Bewirtungsrechnung und Eigenbeleg: 

• Der digitale oder digitalisierte Eigenbeleg ist digital mit der Bewirtungsrechnung bzw. dem Kassenbeleg zusammenzuführen. 

 oder 

• Es ist ein beidseitiger Verweis auf Rechnung und Eigenbeleg vorzusehen (z.B. über eine gemeinsame Beleg-ID). 

In der Praxis bedeutet das für Unternehmen, die mit einem DMS, ERP oder Reisekostentool arbeiten: 

• Im Reisekostentool werden Anlass, Teilnehmer usw. erfasst und vom Mitarbeiter elektronisch genehmigt. 

• Die (digitale oder gescannte) Bewirtungsrechnung wird dort hochgeladen. 

• Über eine eindeutige Verknüpfung (Belegnummer/ID) werden beide Dokumente im DMS zu einem einheitlichen Belegsatz zusammengeführt. 

• Aus dem elektronischen Beleg ist eindeutig ersichtlich, wem die Bewirtung zugeordnet ist, und welche Rechnung dazugehört. 

4. Anforderungen an die Digitalisierung und Aufbewahrung 

Unabhängig davon, ob Sie ein Verfahren zum ersetzenden Scannen (Vernichtung der Papierbelege) nutzen oder Papierbelege ergänzend aufbewahren, gelten für digitalisierte Bewirtungsbelege folgende Anforderungen: 

• Die digitalen Dokumente müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (derzeit 10 Jahre) vollständig, unverändert und lesbar aufbewahrt werden. 

• Die Unveränderbarkeit ist technisch sicherzustellen (z.B. durch Schreibschutz, Protokollierung von Änderungen, revisionssicheres DMS). 

• Der Zugriff muss geordnet und jederzeit möglich sein (Indexierung, Suchfunktion, eindeutige Zuordnung zur Buchung). 

Wenn Sie die Papierbelege nach der Digitalisierung nicht mehr aufbewahren wollen (ersetzendes Scannen), ist zusätzlich erforderlich: 

• Eine dokumentierte Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, die beschreibt: 

• wer scannt und prüft, 

• mit welchen technischen Parametern gescannt wird, 

• wie Vollständigkeit und Lesbarkeit sichergestellt werden, 

• wann und wie die Papierbelege vernichtet werden, 

• wie die Unveränderbarkeit im Archiv gewährleistet ist. 

Ohne ein solches dokumentiertes Verfahren ist ein vollständiger Verzicht auf die Papieraufbewahrung risikobehaftet. 

5. Empfehlungen für Ihr Unternehmen 

• Prüfen Sie, ob Ihre derzeitigen Prozesse die oben genannten Anforderungen bereits erfüllen (insbesondere: unveränderbare digitale Eigenbelege mit elektronischer Autorisierung und klare Verknüpfung zur Rechnung). 

• Passen Sie Ihr Reisekostentool und Ihr DMS gegebenenfalls so an, dass: 

• nachträgliche undokumentierte Änderungen ausgeschlossen sind, 

• Erstellung und Genehmigung elektronisch protokolliert werden, 

• Rechnung und Eigenbeleg technisch eindeutig verknüpft sind. 

• Erstellen bzw. aktualisieren Sie eine Verfahrensdokumentation, in der die Digitalisierung und Verarbeitung von Bewirtungsbelegen beschrieben wird. 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Überprüfung Ihrer bestehenden Prozesse, bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation sowie bei der Abstimmung der technischen Umsetzung.

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