Was Unternehmer und ihre Mitarbeiter beachten müssen

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Beschluss vom 30.04.2025 grundlegende Aussagen dazu getroffen, in welchem Umfang ein Betriebsprüfer Einsicht in die E-Mail-Korrespondenz eines Unternehmens verlangen kann. Das Urteil klärt, wo die Grenze zwischen berechtigter Prüfungsanordnung und unzulässigem Eingriff in die betriebliche Organisation liegt. Wir haben die wichtigsten Grundsätze für Sie zusammengefasst.

Ausgangssachverhalt

Anlass der BFH-Entscheidung war der Fall einer GmbH, von der das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung sämtliche elektronischen Unterlagen zu einem konzerninternen Vertragswerk sowie ein digitales Gesamtjournal aller E-Mails mit Metadaten verlangte. Die GmbH legte Einspruch ein. Das Finanzgericht Hamburg gab ihr nur teilweise Recht; anschließend entschied der BFH über die Revision.

Was das Finanzamt verlangen darf

Der BFH hat folgende Befugnisse des Betriebsprüfers bestätigt:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe müssen unabhängig vom Medium vorgelegt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO). Das gilt auch für elektronisch empfangene steuerlich relevante E-Mails.
• E-Mails, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder Rückabwicklung von Verträgen dienen, sind als betriebliche Korrespondenz aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO).
• Ist nur der Anhang einer E-Mail steuerlich relevant, etwa eine PDF-Rechnung, genügt die Aufbewahrung des Anhangs. Die E-Mail selbst darf gelöscht werden, wenn sie keinen eigenen steuerlich relevanten Inhalt hat.
• Der Prüfer darf grundsätzlich E-Mails und sonstige Unterlagen mit steuerlichem Bezug anfordern. Im Streitfall betraf dies sämtliche E-Mails zu einem bestimmten konzerninternen Vertragswerk.

Was das Finanzamt nicht verlangen darf

Der BFH hat gleichzeitig wichtige Grenzen gezogen:

• Ein Gesamtjournal aller E-Mails des Unternehmens und seiner Mitarbeiter darf nicht verlangt werden. Es müsste erst neu erstellt werden und würde auch steuerlich nicht relevante Nachrichten erfassen; dafür fehlt eine Rechtsgrundlage.
• Unterlagen ohne gesetzliche Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflicht dürfen grundsätzlich vernichtet oder gelöscht werden. Eine Vorlagepflicht besteht nur für tatsächlich vorhandene Unterlagen.
• Die Aufforderung zur Vorlage eines Gesamtjournals ist ein eigenständiger Verwaltungsakt. Sie kann daher gesondert angefochten werden und ist von der Anforderung konkreter Unterlagen auf einem Datenträger zu unterscheiden.
• Der Betriebsprüfer darf nicht pauschal alle archivierten E-Mails eines Unternehmens anfordern. Auskunfts- und Vorlageverlangen müssen hinreichend bestimmt sein, damit das Unternehmen erkennen kann, welche Unterlagen genau verlangt werden.

Fazit: Korrekte Trennung und Aufbewahrung ist wichtig:

Das BFH-Urteil stärkt die Rechte der Steuerpflichtigen: Das Finanzamt darf nicht pauschal die gesamte E-Mail-Kommunikation eines Unternehmens auswerten. Die Vorlagepflicht beschränkt sich auf aufbewahrungspflichtige, vorhandene und steuerlich relevante Unterlagen. Geschäftliche E-Mails mit Vertragsbezug oder steuerlich relevanten Informationen sind jedoch wie Papierdokumente vorzulegen.

Wir empfehlen, E-Mail-Archivierung und -Organisation zeitnah zu prüfen und bei Bedarf technische sowie organisatorische Maßnahmen vor einer Außenprüfung umzusetzen.

Unser Rat:

• Trennen Sie Ihre geschäftlichen und privaten E-Mails. Vermeiden Sie generell private Korrespondenz über Unternehmensadressen.
• Nicht steuerlich relevante und nicht aufbewahrungspflichtige E-Mails unterliegen grundsätzlich keiner Vorlagepflicht. Organisieren Sie Ihre E-Mails so, dass steuerlich relevante und nicht relevante Kommunikation klar voneinander getrennt werden können.
• Legen Sie gegen überzogene Anforderungen des Finanzamts gezielt Einspruch ein. Verwenden Sie keine allgemeinen Formulierungen und beziehen Sie sich konkret auf die beanstandeten Teile der Prüfungsanordnung bzw. des Vorlageverlangens.
• Bewahren Sie abgeschlossene Verträge sorgfältig auf. Soweit die elektronische Korrespondenz für den Vertragsabschluss, die Durchführung oder die Rückabwicklung relevant war, kann auch diese Korrespondenz aufbewahrungspflichtig sein.

Sollten Sie Fragen zur Umsetzung haben, stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.

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