Die Zukunft der Zeiterfassung

Seit 2019 ist man als Arbeitgeber ,,verpflichtet ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“ (§3.Abs.2Nr.) Es gibt viele Möglichkeiten die Arbeitszeit zu erfassen, wobei die digitale Zeiterfassung als das System der Zukunft gilt, daher wollen wir ihnen die Vorteile für Unternehmen näherbringen und aufzeigen, was man vor der Einführung beachten sollte…

Die digitale Zeiterfassung bietet einen großen Mehrwert für Unternehmen, hier sind einige Vorteile:

Zeitersparnis

Durch die digitale Zeiterfassung hat man weniger Verwaltungsarbeit und spart sich Zeit bei der Dokumentation der Arbeitszeit, da zum Beispiel die handgeschriebenen Stundenzettel wegfallen. Aufgrund der automatischen Generierung von Daten wird auch Zeit bei der Abrechnung von Aufträgen, der Nachkalkulation und der gesetzlichen Dokumentationspflicht gespart.

Flexibilität / Übersichtlichkeit

Man hat auf die Daten von überall und zu jedem Zeitpunkt Zugriff, was ein Vorteil für verschiedene Zeitmodelle wie zum Beispiel Homeoffice ist. Die Daten werden sofort verarbeitet und dabei nur einmal erfasst, da dies digital verläuft, gibt es eine genauere Erfassung und keine Übertragungsfehler, auch Buchungsfehler können im Nachhinein eigenständig behoben werden, dies macht ein übersichtliches System aus.

Unkompliziert

Die täglich geleistete Arbeit wird kontinuierlich und zeitnah kontrolliert, dabei ist das System einfach zu bedienen. Da zum Beispiel Urlaube durch die digitale Eintragung weit im Voraus eingesehen werden können, wird die Personalplanung erleichtert.

Nachhaltigkeit

Da Dokumente wie ein Stundenzettel nun digital erfasst werden, ist es ein weiterer Schritt in Richtung papierloses Büro und die Umwelt wird entlastet.

Kosteneffizienz

Anfangs muss man zwar Geld investieren, aber durch die gesteigerte Effizienz und der Reduzierung von Fehlern, spart man langfristig Kosten.

Vor der Einführung der digitalen Zeiterfassung, sollte man sich grundlegend über verschiedene Aspekte informieren, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Denn nur so kann sichergestellt sein, dass das digitale Zeiterfassungssystem genau den Vorstellungen vom Unternehmen entspricht und so eine langfristige Lösung darstellt.

Mitarbeiter

Es sollte bekannt sein, wie viele Mitarbeiter das System nutzen werden und wie einfach die Bedienung und Akzeptanz dieser Lösung für die Mitarbeiter ist.

Zukunft

Damit das System langfristig in einem Unternehmen genutzt wird, sollte ein Ziel definiert werden, welches durch die Einführung erreicht werden soll, zudem sollte man schauen, welche Funktionen für das Unternehmen notwendig sind, um bei zukünftigen Änderungen und Erweiterungen ausreichend flexibel zu sein.

Formell

Es ist wichtig, sich über den Support und Service des Anbieters zu informieren, um möglichst genau einzukalkulieren welche Kosten anfangs entstehen und wie einem bei möglichen Problemen weitergeholfen werden kann. Es kann durchaus sein, dass technische Anforderungen und Integrationen erforderlich sind. Auch gibt es gesetzliche Anforderungen die beachtet werden müssen, es ist zudem wichtig zu klären wie die Daten geschützt werden und wer Zugriff darauf hat.

Wenn Sie Ihr Wissen über das System der digitalen Zeiterfassung noch weiter vertiefen möchten oder eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen suchen, kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder eine individuelle Beratung.

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